Nämndprocessen

I Sigtuna kommun är nämndprocessen digital. Det innebär att kallelse, utskick av beslutsunderlag, justering av protokoll, och vissa sammanträden sker digitalt. Här får du övergripande information om vad som gäller inför och under de politiska mötena.

Nämnd- och utskottssammanträden

Kallelse och handlingar

I reglementet för nämnderna står vad som gäller för nämndernas arbetsformer, bl.a när handlingar skickas ut, vilka som har rätt att närvara på mötet, få sin mening antecknad i protokollet, yttra sig, osv. I övrigt finns regler för detta i kommunallagen. Vad som gäller för utskottens sammanträden kan skilja sig åt mellan nämnderna. Nämndens sekreterare informerar dig om vad som gäller för ditt/dina uppdrag.

• Kallelsen skickas vanligtvis ut senast fem dagar innan sammanträdet. Du får en notifikation till din läsplatta när handlingarna finns publicerade i Netpublicator. Möteshandlingarna publiceras även på sigtuna.se under "Handlingar och protokoll" (gäller ej sekretess, eller handlingar som innehåller personuppgifter).

• Handlingarna läser du i appen Netpublicator. Om du har lånat en läsplatta av kommunen finns appen redan nedladdad, annars kan du göra det själv där du hittar appar för nedladdning. Du kan även välja att läsa handlingarna i Netpublicator via din telefon eller dator.

• För att läsa sekretesshandlingar behöver du logga in via "tvåfaktorsinloggning" vilket innebär att du får en kod skickad till din telefon som sedan används för att verifiera din inloggning. Sekretesshandlingar syns endast om du använder appen för Netpubublicator. Använder du istället din privata dator kan du ladda ned appen där du hittar applikationer.

Digitala sammanträden

Utskottens sammanträden är i första hand digitala och genomförs via Microsoft Teams. Undantag är sammanträden som behandlar sekretessärenden och individärenden. Du kan läsa om formerna för de politiska mötena i den överenskommelse som undertecknats av gruppledarna i kommunfullmäktige.

Överenskommelse mellan partierna om hantering av politiska möten i nämnderna och kommunfullmäktige - revidering med anledning av nya restriktioner januari 2022 Pdf, 107 kB.

Som förtroendevald har du ett stort ansvar att se till att du har gjort alla nödvändiga förberedelser som krävs för att kunna delta på mötet. Läs därför igenom instruktioner, och se till att du har gjort uppdateringar etc i god tid innan sammanträdet. En förutsättning för att kunna delta på digitala sammanträden är att du har bra internetuppkoppling.

Rutin för deltagande på distans vid nämndsammanträden Pdf, 192.2 kB.

Fysiska sammanträden

Nämndernas och kommunfullmäktiges sammanträden ska enligt den överenskommelse som tecknats av gruppledarna i första hand ske fysiskt på plats.

Reglementet och fullmäktiges arbetsordning medger distansdeltagande enligt kommunallagen om särskilda skäl föreligger. Ordföranden avgör när distansdeltagande medges. I första hand ska ersättare tjänstgöra om ledamot inte kan delta.

Om jag inte kan delta på sammanträdet

Ordförande är skyldig att sätta in ersättare om det finns frånvarande ledamöter. Om du som ledamot inte kan delta på sammanträdet så ska i första hand ersättare tjänstgöra i ditt ställe. Partierna beslutar inför varje mandatperiod om vilka som ska ersätta frånvarande ledamöter i en särskild "ersättarordning". I nämnderna kan, tillskillnad mot fullmäktige, ersättare från andra partier än ledamotens tjänstgöra i dennes ställe.

Ersättarordning mandatperioden 2022-2026 Word, 73.1 kB.

Som ersättare har du rätt att delta på sammanträdet även fast du inte ska tjänstgöra. Det gäller även vid utskottssammanträdena. En nämnd kan besluta att endast ledamöter ska delta på utskottssammanträdena. Är du osäker så hör med din nämndsekreterare eller ordförande.

Partierna anvarar själva för att kalla in ersättare vid ledamots frånvaro. Meddela gärna nämndsekreterare om du inte deltar på sammanträdet.

Kommunfullmäktiges sammanträden

Kallelse och handlingar

• Tid och plats för kommunfullmäktiges sammanträde kungörs på kommunens digitala anslagstavla. Handlingarna och kungörelse publiceras en vecka innan sammanträdet. Du får en notifikation till din läsplatta när handlingarna finns publicerade i Netpublicator. Möteshandlingarna publiceras även på sigtuna.se under "Handlingar och protokoll" (gäller ej sekretess, eller handlingar som innehåller personuppgifter).

• Interpellationer, motioner, frågor, meddelanden och valärenden publiceras vanligtvis på tisdagen två dagar innan sammanträdet.

Arbetsformer

För kommunfullmäktige regleras arbetsformerna i en arbetsordning och särskilda överenskommelser. I arbetsordningen får du bl.a. information om när motioner, interpellationer och frågor ska vara inlämnande, hur mötet går till, och talartider för debatten. Vid behandling av årsredovisning och budget tecknas separata överenskommelser för debatten.

Kommunfullmäktiges arbetsordning Pdf, 203.8 kB.

Överenskommelse talartider Pdf, 291.8 kB.

Quickchannel - digital möteshantering

För att kunna delta på mötet såsom att registrera närvaro, begära ordet/replik, rösta, etc så behöver du använda appen Quickchannel. Den finns nedladdad på din padda som du lånar från kommunen, se appen "KF-möte".

Du kan även använda din privata mobil eller dator. Eftersom du under mötet behöver hantera både handlingarna och mötesappen så kan det underlätta om du använder exempelvis din padda för att läsa handlingar och mobiltelefonen för att hantera mötet.

Instruktion för Quickchannel hittar du under "Tekniskt support och instruktioner".

Om jag inte kan delta på sammanträdet

Om du inte kan delta på sammanträdet så tjänstgör ersättare i ditt ställe. Ordningen bestäms av röstresultatet vid föregående val. Länsstyrelsen gör efter valet en sammanräkning baserat på valresultatet. Det är också den ordningen som styr vilken plats i fullmäktige som du har som ledamot och ersättare. Om en ledamot är frånvarande ersätts denne med förste ersättare från samma parti. Om förste ersättaren inte är närvarande, tjänstgör ersättare på plats två, osv.

I fullmäktige kan endast ersättare med samma partitillhörighet som frånvarande ledamot tjänstgöra. Undandag är om en ersättare har lämnat partiet och blivit politiskt obunden s.k. "vilde". Hänsyn tas endast till länsstyrelsens röstsammanräkning vid valresultatet, så om en person lämnat partiet anses den fortfarande sitta på ursprungspartiets mandat, och kan ersättare ledamot. Vid omvänt förhållande, ledamot har lämnat partiet, ersätts denne av ersättare från ursprungspartiet.

Ledamot eller ersättare lämnar sin plats

Vid avsägelse lämnas beslutet till länsstyrelsen för ny röstsammanräkning. Om en ledamot avgår hoppar förste ersättare upp och tar avgången ledamots plats. Om däremot en ersättare lämnar sitt uppdrag flyttar övriga ersättare upp och ny ersättare i kommunfullmäktige hamnar sist i listan av ersättare. Om länsstyrelsen saknar kandidater vid röstsammanträkningen så lämnas platsen vakant (tom stol).