Sammanträdesguide

Vad menar ordförande när hen säger att ärendet avgörs med acklamationsbeslut? Vad är skillnaden mellan en reservation och protokollsanteckning? Vilka olika yrkanden finns? Här hittar du förklaring till de flesta begrepp som förekommer under sammanträdet. Du får också svar på hur du väcker en motion och interpellation till kommunfullmäktige.

Motioner

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du lämna in en motion i en fråga. Motioner är viktiga verktyg för oppositionen att påverka och lämna förslag.

Så går det till att väcka en motion:

1. Motionen ska lämnas in till kommunfullmäktiges sekreterare senast klockan 12 två dagar innan sammanträdet.
2. Har motionen lämnats in i tid tas den upp på kommande kommunfullmäktige. Annars till nästkommande.
3. Kommunfullmäktige beslutar hur motionen ska beredas/utredas. Motionen bereds alltid av kommunstyrelsen och eventuell facknämnd utifrån det sakområde som motionen berör.
4. Efter att motionen beretts i kommunstyrelsen och i eventuella facknämnder går motionen tillbaka till kommunfullmäktige. Tanken är att en motion ska beredas inom sådan tid att fullmäktige kan fatta ett beslut i ärendet inom ett år. Kommunfullmäktige får två gånger per år en avrapportering om vilka motioner som ligger för beredning.
5. När motionen har beretts tar kommunfullmäktige ställning till om motionen ska bifallas, avslås eller besvaras. Det sistnämnda innebär att motionen rör en fråga som redan behandlas, eller kommer att behandlas, och därför inte aktuell att bifallas/avslås.

Hur ska en motion vara utformad?

• Motionen ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter.
• Motionen ska innehålla förslag till beslut och motivering till förslaget.
• Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion.

Interpellationer

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du ställa en interpellation till ordföranden i nämnder och fullmäktigeberedningar. Rätten att ställa interpellationer är mycket viktig ur demokratisk synpunkt eftersom det innebär ett kontrollmedel över nämnderna vid sidan av den kommunala revisionen. Interpellationer leder däremot inte till några beslut av fullmäktige.

Så går det till att väcka en interpellation

1. Interpellationen (eller svaret) ska lämnas in till kommunfullmäktiges sekreterare senast klockan 12 två dagar innan sammanträdet.
2. Har interpellationen lämnats in i tid tas den upp (väcks) på kommande kommunfullmäktige. Annars till nästkommande.
3. Om kommunfullmäktige beslutar att medge att interpellationen får framställas behandlas den på nästkommande sammanträde. Till dess ska svaranden inkomma med ett skriftligt svar.
4. På sammanträdet hålls en interpellationsdebatt då samtliga får delta. Se arbetsordning och överenskommelse om talartider för hur debatten är upplagd.

Hur ska en interpellation vara utformad?

• Interpellationen ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot.
• Interpellationen ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan rör.
• Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med motivering.
• Interpellationer får bara röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.
• Interpellationer bör endast ställas i angelägenheter av större intresse för kommunen.
• Du kan inte ställa en interpellation om allmänpolitiska frågor och ärenden om myndighetsutövning som rör en enskild person.
  

Enkla frågor

Du som är ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige får ställa enkla frågor. Frågorna är viktiga ur demokratisk synpunkt eftersom det är ett sätt att få in upplysningar och styra debatten.

Enkla frågor får bara debatteras av den som har ställt frågan och den som besvarar den. Det är en skillnad jämfört med en interpellationsdebatt där alla som så önskar kan delta. Se arbetsordning för hur debatten är upplagd.

Så här går det till att väcka en fråga

1. Frågan ska lämnas in till kommunfullmäktiges sekreterare senast klockan 12 två dagar innan sammanträdet.
2. Har frågan lämnats in i tid tas den upp på kommande kommunfullmäktige. Annars till nästkommande.

Hur ska en fråga vara utformad?

• Frågan ska ha ett bestämt innehåll.
• Frågan ska gälla enkla sakförhållanden så att svar kan lämnas enkelt och snabbt.
• Frågan ska vara försedd med en kort inledande förklaring.
• Frågan ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan handlar om.

Nämndinitiativ (politikerinitiativ)

Enligt kommunallagen (4:20) får en ledamot väcka ett ärende i nämnden. Huvudregeln är att en ledamot har rätt att väcka ärenden även under sammanträdet. Enklast är att du lämnar in ditt nämndinitiativ innan sammanträdet, eller anmäler det vid punkten när föredragningslistan behandlas. Nämnden beslutar vid behandling av ärendet om man ska fatta beslut direkt eller om ärendet ska beredas vidare.

Yttra sig under sammanträdet

I kommunfullmäktige är det arbetsordningen som styr vilka som får yttra sig under sammanträdet. Arbetsordningen tillsammans med överenskommelse om talartider bestämmer hur mycket tid vara talare har i ett ärende (kan skilja sig åt mellan olika typer av ärenden såsom interpellationer, vanliga ärenden och frågor) och antal repliker.

Yttra sig i nämnderna

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under sammanträdet. Den som vill begära ordet gör det genom att räcka upp handen. Är mötet digitalt trycker du på knappen "räcka upp handen". Ordföranden noterar dig på talarlistan och fördelar ordet när det är din tur.

Det är viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet när man yttrar sig. Om man frångår ämnet kommer ordförande säga till. Om talaren fortsätter att frångå ämnet får ordföranden ta ordet från ledamoten.

Yttra sig i kommunfullmäktige

Hålla sig till ämnet

Endast ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att yttra sig under sammanträdet. I vissa fall kan även en ordförande i nämnd som inte har en plats i fullmäktige, eller revisorera yttra sig i ärende som behandlar nämndens verksamhet.

Hur länge får man prata?

Kommunfullmäktige i Sigtuna har i en överenskommelse om talartider beslutat att en ledamot har rätt rätt till tre anföranden under debatten:

• Första inlägget - 5 minuter
• Andra inlägget - 3 minuter
• Tredje inlägget - 1 minut

För interpellationer och frågor gäller andra talartider. Inför behandling av vissa ärenden, såsom årsredovisning och budget, träffar gruppledarna en särskild överenskommelse om debattupplägg och talartider.

Begära ordet

Den som vill anmäla sig till talarlistan i ett ärende gör det genom att trycka på ”begär ordet”på sin inloggade enhet i Quickchannel. Namnen på var och en som vill tala kommer upp på storbildsskärmen bakom presidiet. Ordet kan begäras så snart ärendet man vill tala i har kommit upp som ”pågående ärende” på storbildsskärmen. Namnen kommer upp i den ordning man begär ordet.

Begära replik

Den som vill ha replik trycker på fältet där det står ”replik”. Personens namn kommer då upp på en särskild lista för replik. Replik måste begäras under anförandet. Du har rätt att begära replik endast där du är "apostroferad", d v s omnämns vid namn. Replik och genmäle (replik på replik) begärs högst två gånger under samma anförande, om inte annat är särskilt överenskommet av gruppledarna.

Tjänstepersoners rätt att yttra sig

Kommundirektör får på begäran yttra sig för att lämna förklaringar och revisorerna har yttranderätt i behandlingen av frågan om ansvarsfrihet. Kommunjurist och kommunfullmäktiges sekreterare får uttala sig om frågor som hör ihop med juridiken kring sammanträdet.

Yrkanden (förslag till beslut)

Yrkanden som är längre än ett bifall eller avslag mejlas till sekreteraren. På så sätt säkerställs att de blir korrekt uppfattade och återgivna i protokollet.

Beslutsfattande och omröstning

När debatten om ett ärende är slut är det dags för själva beslutsfattandet. Beslut fattas normalt med så kallat ”acklamationsbeslut”. Det innebär att ordföranden lägger fram de olika yrkanden som har ställts under diskussionen i ärendet och frågar ledamöterna om de beslutar i enlighet med xx:s yrkande, yy:s yrkande och så vidare. Som ledamot eller tjänstgörande ersättare, ropar man ”ja” för det yrkande man vill ska vinna och är annars tyst. När alla yrkanden har lagts fram talar ordföranden om vilket av dem som har bifallits (vunnit omröstningen).

Om en ledamot anser att dennes yrkande fick flest röster vid omröstningen kan denne begära omröstning.

Omröstning (votering)

Ledamöter har rätt att begära omröstning om man tycker att det är tveksamt om det verkligen finns majoritet för det förslag ordföranden har uppfattat som vinnande. Man ska inte begära omröstning enbart för att markera hur man själv eller någon annan har röstat, det får man hantera genom att antingen reservera sig eller skriva en protokollsanteckning.

Vid omröstning ger ordförande en beslutsgång, d v s redogör för vilket förslag som är huvudförslag och vilket som är motförslag.

Var och en av dem som ska fatta beslutet ropas då upp och säger ”ja”, ”nej” eller ”avstår”, beroende på hur personen vill rösta. I kommunfullmäktige sker istället omröstning via Quickchannel.

Omröstning sker alltid öppet förutom i ärenden som avser val eller anställning av personal.

Om omröstningen i ett ärende har fallit ut så att det föreligger lika många röster för och emot ett förslag avgör ordföranden ärendet med sin utslagsröst.

Avstå från att rösta

Som ledamot kan du avstå från att rösta när kommunfullmäktige/nämnden fattar beslut. I ärenden som avser myndighetsutövning måste däremot den som deltagit i handläggningen delta i beslutet och kan då inte välja att avstå från att rösta.

Om du vill avstå från att rösta ska du meddela sekreteraren och ordföranden detta när ärendet ska handläggas och innan beslut fattas.

Inte delta i beslutet

Det förekommer att ledamöter vid acklamationsbeslut anmäler att de ”inte deltagit i beslutet”. Detta får ses som politisk markering och fritar inte ledamoten från ansvaret för beslutet rent juridiskt. För detta krävs en reservation.

Beslutsgång (behandling av yrkanden)

Vilka yrkanden som har lagts fram under sammanträdet och hur dessa har behandlats av nämnden ska redovisas i protokollet. Det ska vara tydligt hur nämnden har kommit fram till beslutet.

När beslutet ska avgöras ska ordförande redovisa för nämnden vilka yrkanden hen har uppfattat under sammanträdet. Ordförande frågar nämnden/fullmäktige om hen har uppfattat det rätt och nämnden svarar då ja eller nej. Detta ska befästas med ett klubbslag.

Formella och materiella yrkanden

Yrkanden delas in i två kategorier:

• Formella yrkanden - bordläggning, återremiss
• Materiella yrkanden (sakyrkanden) - tillägg-, ändrings-, nya yrkanden

I vilken ordning ska yrkandena hanteras?

Vid avgörandet ska ordförande alltid ställa de formella yrkandena först, därefter de materiella.

Exempelvis:

Kalle har yrkat att ärendet återremitteras för att kompletteras med en utredning.

Mohammad har yrkat bifall till förslaget med tillägget att kommunledningskontoret ska få i uppdrag att följa upp beslutet och redovisa resultatet till kommunstyrelsen sammanträde i november.

Ordförande ställer först Kalles yrkande om återremiss mot avslag. Beslutar nämnden att återremittera ärendet stannar det där, nämnden tar då inte ställning till Mohammads tilläggsyrkande.

Reservation

Du kan som ledamot reservera dig mot ett beslut om du inte vill ta ansvar för beslutet. Om du vill reservera dig mot ett beslut måste du informera ordföranden innan sammanträdet är slut. Det går enbart att reservera sig mot beslut som man själv deltagit i. Om du till exempel är ersättare och inte tjänstgör så kan du inte reservera dig mot beslutet.

Muntliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet. Skriftliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en skriftlig reservation senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in reservationen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

Protokollsanteckning

I samband med att ett ärende avgörs kan en ledamot eller ersättare lämna en protokollsanteckning.

En protokollsanteckning sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en protokollsanteckningen senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in protokollsanteckningen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

Till skillnad mot reservationer har även ersättare rätt att lämna en protokollsanteckning.

Jävsregler

En jävsituation uppstår när en anställd eller förtroendevalda har ett sådant intresse i ett ärende att hennes eller hans opartiskhet kan ifrågasättas. För att jäv ska föreligga krävs det inte att personen är partisk utan bara att situationen är sådan att finns skäl att misstänka partiskhet, vilket inte alltid är helt oproblematiskt.

Den som är jävig får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar beredning, föredragning, överläggning och beslut.

En ledamot i fullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende:

• som personligen berör ledamoten själv,
• ledamotens make,
• sambo,
• föräldrar,
• barn eller syskon eller någon annan närstående (sakägar- och släktskapsjäv).

I nämnderna gäller, förutom vad som gäller fullmäktige, dessutom att en ledamot är jävig om:

• han/henne eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (ställföreträdarjäv).
• han/henne har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombudsjäv).
• det finns någon annan särskild omständighet som är ägnad att rubba ledamotens opartiskhet i ärendet (delikatessjäv).

Hur anmäler jag jäv?

Jävsreglerna bygger på att den enskilde själv talar om att man är jävig. Om du är jävig ska du meddela ordföranden och sekreteraren redan innan sammanträdet startar så att de kan kalla in en ersättare för dig.

När det är dags att behandla ärendet ska du meddela att du är jävig innan handläggning av ärendet påbörjas. Ordföranden och sekreteraren noterar då det i protokollet. I fullmäktige kan du stanna kvar i lokalen även om du är jävig. I nämnd går du alltid ut ur sammanträdeslokalen när nämnden ska behandla ärendet som du anmält jäv i.

Tänk på att jäv kan föreligga om det i andras ögon finns skäl att misstänka opartiskhet. Om du inte själv anmäler jäv så kan jävsfrågan tas upp av ordförande eller annan ledamot. Om ”den utpekade” själv inte anser sig jävig kan ordföranden låta fullmäktige/nämnd besluta i frågan.

Kallelse och handlingar

Kallelse och handlingar skickas ut ca en vecka innan sammanträdet. Läs mer om vad som gäller för nämndera och fullmäktige under sidan "Digital nämndprocess".

Beredning av ett ärende

Nämndernas beredningsprocesser skiljer sig från varandra. Flesta nämnderna har ett arbetsutskott som bereder ärendena inför nämnden. Kommunstyrelsen har tre utskott: arbetsutskott, samhällsbyggnadsutskott och Agenda 2030-utskott.

Utöver utskott kan nämnderna inrätta styrgrupper för beredning av ärenden.

Delegationsbeslut

Med delegering avses att nämnden ger någon i uppdrag att fatta beslut på nämndens
vägnar i vissa ärenden. Den som får beslutanderätten kallas delegat. När en delegat
fattat ett beslut på nämndens vägnar har beslutet samma rättsverkan som om
nämnden beslutat det och kan överklagas på samma sätt. Nämnden kan inte ändra ett beslut som en delegat har tagit på delegation.

Nämnden fattar beslut inom sitt ansvarsområde i enlighet med reglemente,
lagstiftning som styr nämndens verksamhet och övergripande styrdokument. Nämnden har möjlighet att delegera ärenden i enlighet med reglerna i kommunallagen 6 kap. 37 – 39 §§ och 7 kap. 5 – 7 §§. Ärenden av principiell karaktär får aldrig delegeras.

Syftet med att delegera är att nämnden ska avlastas ärenden och att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare.

Delegationsbesluten redovisas vid nämndens sammanträde. Oftast redovisas endast förteckningar över beslut då det skulle vara för omfattande administrativt att bilägga samtliga underlag. Som förtroendevald kan du kontakta nämndens registrator och begära ut handlingen om du vill ta del av den.

Redovisade delegationsbeslut protokollförs. Besluten vinner laga kraft två veckor efter att protokollet har anslagits på kommunens anslagstavla.

Om du får förhinder

Om du får förhinder bör du meddela din gruppledare och nämndsekreterare. Gruppledaren ansvarar för att kalla in ersättare.

Tjänstgöring

En ledamot som är närvarande vid sammanträdet tjänstgör. Om inte alla ledamöter för ett parti är närvarande, träder ersättare i tjänst. Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det, bör inträde ske under pågående handläggning av ett ärende.

En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe. Bytet sker däremot inte under behandlingen av ett ärende, utan när ett ärende avslutats och innan nästa tas upp.

En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under sammanträdets gång kan inte komma tillbaka och börja tjänstgöra igen efter en stunds frånvaro. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet. Enda undantaget är om ledamoten inte får delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv.

Nämnderna

Om en ledamot är frånvarande tjänstgör i första hand en ersättare från ledamotens egen partigrupp och i andra hand en ersättare från annan partigrupp. Detta sker i enligt den tjänstgöringsordning som kommunfullmäktige beslutat om.

Om en ersättare från den frånvarande ledamotens egen partigrupp kommer under pågående sammanträde, får denne tjänstgöra istället för den ersättare från annan partigrupp som kan ha satts in.

Kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige kan enbart ersättare komma från det egna partiet. Ersättarna tas in i den ordning de är valda. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende. Undantag kan exempelvis göras vid behandling av budgeten.

Öppna och stängda sammanträden

Nämndernas sammanträden är vanligtvis inte öppna för allmänheten.

Kommunfullmäktiges sammanträden är alltid öppna för allmänheten och kan även ses direkt, och i efterhand, via webben.

Placering - hur sitter jag i lokalen?

Ordningen beror på sammanträde och lokal. Generellt gäller i nämnderna att ledamöter och tjänstgörande ersättare sitter vid "bordet". Du sitter tillsammans med dina partikamrater, i en ordning baserade efter storleken på partiet. Största oppositionspartiet sitter nämnast ordförande till vänster, o s v. Ordförande sitter tillsammans med vice ordförande, sekreterare och förvaltningschef i mitten.

I kommunfullmäktige finns "fast platser", som framgår av placeringsvyn som visas inledningsvis på sammanträdet. Ledamöter och ersättare sitter tillsammans med sina partikamrater. Du får ändå lämna "din" plats under sammanträdet under överläggningarna. Tänk på att du behöver vara närvarande när beslutet fattas för att kunna delta på eventuell omröstning.

Justering och protokoll

Justering av protokoll ska enligt kommunallagen ske inom två veckor efter sammanträdet. I brådskande fall kan ett beslut justeras "omedelbart". Det innebär att paragrafen justeraras direkt efter mötet, eller så snart som möjligt.

I Sigtuna kommun använder vi oss av digital justering. Du får en länk utskickad av nämnsekreteraren och loggar därefter in och identifierar dig med bankid och justerar protokollet genom att godkänna handlingen.

Justeringspersonen har rätt till arvode enligt reglementet.

Som justeringsperson undertecknar du protokollet tillsammans med ordförande och sekreterare. Det innebär att du har godkänt att protokollet på ett korrekt sätt återspeglar vad som har hänt på sammanträdet. Kommunallagen styr hur protokollet ska utformas, vissa delar måste vara med såsom, yrkanden, reservationer och hur var och en har röstat vid omröstning.

Protokollet anslås därefter på kommunens digitala anslagstavla. Det ska ske senast två dagar efter protokollet har justerats. Beslutet vinner laga kraft (kan inte längre överklags) tre veckor efter anslagsdag. Alla protokoll finns att ta del av under handlingar och protokoll på kommunens webbplats.