Hantering av personuppgifter

Hur vuxenutbildningen i Sigtuna kommun behandlar dina personuppgifter

Från den 25 maj 2018 gäller dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (även kallad GDPR - General Data Protection Regulation) i Sverige. Vi värnar om din personliga integritet och strävar alltid efter en hög nivå av skydd för dina personuppgifter. I den här texten kan du läsa om hur vi hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har som registrerad.

Vem är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen?

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Sigtuna kommun är personuppgiftsansvarig för all personuppgiftsbehandling som sker i utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens verksamheter. Nämnden ansvarar därmed för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Vi hanterar alla personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt annan tillämplig lagstiftning.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Namn, personnummer, foto, adress eller e-postadress är exempel på personuppgifter. Ljudupptagningar och IP-nummer kan också vara personuppgifter, om de kan kopplas till fysiska personer. Det kan också vara information som i kombination med andra data gör det möjligt att identifiera en person.

Så här får vi tillgång till dina personuppgifter

Vi får tillgång till personuppgifterna när du vänder dig till oss och själv lämnar dina personuppgifter till oss, exempelvis när du bokar tid för studie- och yrkesvägledning, söker en utbildning eller i övrigt har kontakt med oss via telefon och e-post.

Förutom de uppgifter du lämnar när du söker till vuxenutbildningen så hämtar vi din folkbokföringsadress från Skatteverkets folkbokföringsregister och vi behandlar uppgifter från din skola som uppkommer under studiernas gång, till exempel dina studieresultat eller de uppgifter som uppkommer om du behöver stöd under dina studier.

Personuppgifterna registreras och hanteras i Vuxenutbildningens studerandehanteringssystem Alvis samt i kommunens diarieföringssystem Lex.

Vilka uppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som hanteras varierar beroende på vilket ärende det rör sig om. Exempel på personuppgifter som vi behandlar om dig är namn, personnummer, adress, skolenhet och kurskoder, tidigare utbildning, betyg och nivåtestresultat.

Vi hanterar inte mer personuppgifter än vad som är nödvändigt och vad vi har rätt till.

Vid ansökningar till SFI behandlas uppgifter om modersmål vilket tillsammans med andra uppgifter om personen kan avslöja etnisk bakgrund, men i vissa fall även religiös eller filosofisk övertygelse. Insamling av uppgifter om hälsotillstånd kan också bli aktuell vid ansökan till kommunal vuxenutbildning, exempelvis om du angett att du behöver stöd i dina studier. Sådana uppgifter är enligt dataskyddsförordningen känsliga personuppgifter och kräver extra skydd.

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

När du deltar i studie- och yrkesvägledning behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna utföra studie- och yrkesvägledningen utifrån dina behov. Ändamålet med behandlingen är att Sigtuna kommun ska kunna tillhandahålla studie- och yrkesvägledning i enlighet med gällande författningskrav.

När du söker till vuxenutbildningen behöver vi behandla dina personuppgifter för att handlägga din ansökan och hantera administrationen runt din studier och dina studieresultat på ett rättssäkert sätt. Ändamålet med behandlingen är att Sigtuna kommun ska kunna planera, tillhandahålla och organisera kommunal vuxenutbildning i enlighet med gällande författningskrav.

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är en myndighet och är enligt arkivlagen skyldig att bevara sina allmänna handlingar. Det innebär att personuppgifter kan behöva bevaras även när de ursprungligen samlades in och behandlades för ett annat ändamål än arkivändamål av allmänt intresse. Sådan ytterligare behandling för arkivändamål är enligt de grundläggande principerna i dataskyddsförordningen inte oförenligt med de ursprungliga ändamålen.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

För att behandla personuppgifter om dig måste vi kunna stödja behandlingen på en rättslig grund. De rättsliga grunder som är aktuella inom kommunens verksamhet för vuxenutbildning är oftast uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning och rättslig förpliktelse (artikel 6.1 e dataskyddsförordningen och 2 kap. 2 § dataskyddslagen).

Tillhandahållande, anordnande och bedrivande av utbildning är en i svensk rätt fastställd uppgift av allmänt intresse. Verksamheten behöver hantera personuppgifter för att kunna genomföra sitt uppdrag och det finns därmed stöd i dataskyddsförordningen för detta.

Om det finns en lag eller författning som säger att kommunen måste utföra vissa uppgifter, en så kallad rättslig förpliktelse, så får nämnden lov att hantera de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna utföra dessa. Nämnden använder rättslig förpliktelse som grund för behandling bland annat för att kunna verkställa utbildning enligt de krav som finns i skollagen, exempelvis genom att säkerställa att de som har rätt att delta i utbildning också får delta i sådan.

Den rättsliga grunden myndighetsutövning används vid behandling av personuppgifter bland annat vid beslut om mottagande och antagning till vuxenutbildning, beslut om upphörande av sådan utbildning och beslut om åtagande för interkommunal ersättning.

Mottagare av personuppgifter

De som behandlar dina personuppgifter är anställda vid utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens enhet Sigtuna kompetenscenter. Om du blir antagen till en utbildning lämnas dina personuppgifter ut till den utbildningsanordnare (skola) där du ska studera. Vi kan även ha en skyldighet enligt lag eller förordning att lämna vissa personuppgifter till andra myndigheter, såsom Centrala studiestödsnämnden, Statistiska centralbyrån och Universitet- och högskolerådet. De personuppgifter vi behandlar om dig delas också med de personuppgiftsbiträden vi använder för att kunna utföra våra tjänster och fullgöra våra skyldigheter gentemot dig, exempelvis samarbets- och avtalspartners samt våra IT-leverantörer. IT-leverantören har tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner.

Överföring av uppgifter till tredje land

Vi strävar alltid efter att inte överföra personuppgifter till ett land eller bolag placerat utanför EU/EES (Europeiska Unionen/Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet) då det innebär en risk att du inte kan tillvarata dina rättigheter vad gäller skyddet för personuppgifter. Uppgifter kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, länder utanför EU/EES eftersom en del av våra leverantörer eller underleverantörer är internationella organisationer som Microsoft. Vi följer EU/EU-kommissionens rekommendationer om adekvat skyddsnivå och ett personuppgiftsbiträdesavtal finns med vår leverantör som reglerar hur de i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss. Vill du veta om eller var dina personuppgifter överförs utanför EU/EES kan du kontakta vårt dataskyddsombud.

Offentlighetsprincipen

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är en myndighet och omfattas av offentlighetsprincipen. Detta innebär att det är möjligt för var och en att begära ut allmänna handlingar från oss. Sådana handlingar är de som blivit upprättade eller har inkommit till myndigheten. När din ansökan kommit in till oss blir den därför allmän och det är möjligt för vem som helst att begära att få ta del av den. Tänk därför på att inte skicka in handlingar som du inte vill ska vara tillgängliga för allmänheten.

När en handling begärs ut görs en sekretessprövning. Detta innebär att viss information kan komma att undantas från utlämningsskyldigheten. Det måste alltid finnas lagstöd för att vi ska ha rätt att belägga handlingar med sekretess.

Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta Vuxenutbildningen innan du skickar in en ansökan.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Sigtuna kompetenscenter behandlar dina personuppgifter under den tid som krävs för att handlägga ditt ärende och så länge som du deltar i vuxenutbildningen, det vill säga så länge personuppgifterna är nödvändiga för ändamålet för vilka de samlades in. När ditt ärende är slutbehandlat eller när du har slutat på vuxenutbildningen kommer personuppgifterna antingen att bevaras (sparas) eller att gallras (raderas/förstöras) i enlighet med gällande arkivlagstiftning och utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan (i de fall uppgifterna förekommer i handlingar som räknas som allmän handling).

Personuppgifter av ringa eller tillfällig betydelse raderas då de inte längre är aktuella enligt gällande gallringsbeslut för Sigtuna kommun.

Dina rättigheter

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och undertecknad av dig samt innehålla uppgifter om namn och personnummer. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Om dina uppgifter hos utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade. Vi kan normalt inte radera uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det finns ett lagstadgat krav på lagring.

Du kan kontakta oss om du vill:

• veta vilka uppgifter vi har om dig,
• begära att vi rättar felaktiga uppgifter om dig,
• överföra uppgifter vi behandlar om dig,
• begära om begränsning av behandlingen av dina uppgifter,
• invända mot hur vi behandlar dina personuppgifter samt
• begära att vi raderar dina uppgifter.

Rätt att klaga

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med dataskyddsförordningen, kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen.

Integritetsskyddsmyndigheten, Box 814, 104 20 Stockholm.
E-post: imy@imy.se
Webbplats: www.imy.se Länk till annan webbplats.

Dataskyddsombud

På Sigtuna kommun arbetar ett dataskyddsombud vars övergripande och viktigaste uppgift är att övervaka, men också vara rådgivande, så att Sigtuna kommun följer Dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet når du via kommunens växel: 08-591 260 00 eller via dataskyddsombudet@sigtuna.se.

När du skickar e-post till dataskyddsombudet ska du tala om att frågan gäller vuxenutbildningen.

För registerutdrag eller hjälp med andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen kontaktar du:

Kontaktcenter
Telefon: 08-591 260 00
E-post: kontaktcenter@sigtuna.se