Varje torsdag 8.30-10.00 träffas elevhälsan som representeras av rektor, speciallärare, studievägledare, skolsköterska, skolkurator och ibland skolpsykolog.

Under mötet sker samordning av skolans insatser kring enskilda elever, förberedelse för kommande elevvårdskonferenser, förstärkt utvecklingssamtal m.m.  

Mentor och arbetslag ska i första hand se över sina egna möjligheter att erbjuda eleverna stöd. Om dessa insatser inte räcker kan ska en anmälan under avstämningskonferensen ske.

Pedagogisk kartläggning
En pedagogisk kartläggning är nödvändig som underlag för att se vilka styrkor och svårigheter en enskild elev har i sitt kunskapsinhämtande. Det är också en förutsättning för mentor att förbereda sig inför utvecklingssamtal, IUP och åtgärdsprogram.

I den pedagogiska kartläggningen bör det även finnas information om vilket stöd eleven eventuellt har fått i respektive ämne. Inför den pedagogiska kartläggningen kan ett DLS-test utföras.

För att skolan ska kunna gå vidare och ansöka om en utredning kring en elev, måste en pedagogisk kartläggning genomföras som första steg. Mentor är ansvarig för upprättandet, men material och underlag från andra lärare är viktigt för en komplett kartläggning. Originalet förvaras i elevakten i arkivet. Blanketten för pedagogisk kartläggning samt stödmall till denna finns på Intranätet.

Dokumentation
Kontakter med elever och vårdnadshavare ska dokumenteras av den som har kontakten. Kontakterna bör minst beröra mer speciella händelser som till exempel kallelse till möte, kränkningar, trakasserier, hot och våld, frånvaro och andra incidenter. Helt enkelt kontakter som vi kan behöva ha kunskap om i framtiden. Om mentor exempelvis har sökt en vårdnadshavare på grund av elevs frånvaro, görs en notering om detta på elevens logga som mentorn har. I varje elevakt finns en logga, som kan användas av andra personer som har kontakter rörande eleven. Se bilaga ”Kontakter runt elev”.

Mentor eller ämneslärare som slutar på skolan eller lämnar mentorselev ska arkivera den dokumentation som finns runt berörd/berörda elev/elever i respektive elevakt.

Åtgärdsprogram
Den pedagogiska kartläggningen kan ligga till grund för upprättande av åtgärdsprogram. Åtgärdsprogram ska alltid upprättas av mentor i samarbete med elev och vårdnadshavare när elev inte når målen i ett eller flera ämnen alternativt när det finns en långvarig oro för eleven. Åtgärdsprogrammet ska följas upp regelbundet tills målen uppnåtts. För att eleven ska få rätt typ av stöd, kan det innebära att undervisningen och undervisningsmaterialet behöver förändras. Originalet av åtgärdsprogrammet ska förvaras i elevens akt, mentorn ska ha en kopia ute i arbetslaget och vårdnadshavarna ska ha en kopia. Uppföljningarna ska dokumenteras. Åtgärdsprogrammet lämnas till personal i Älvan, som noterar att programmet finns samt arkiverar detta i akten.

Listan från Dyslexiteamet över vilka elever som har genomgått en dyslexiutredning sitter i en mapp vid elevakterna i arkivet på expeditionen. Mappen ska även innehålla betygslistor och listor med noteringar över vilka elever som har åtgärdsprogram. Detta så att alla kan ta del av den.

Blanketten för åtgärdsprogrammet finns som bilaga nedan.

Kompensatoriska hjälpmedel
Elever med specifika läs- och skrivsvårigheter kan i många fall vara betjänta av kompensatoriska hjälpmedel. Mentor ansvarar för att informera berörda lärare om att en elev har behov av detta.

Inläst material
Det inlästa material som finns på Ekillaskolan administreras av skolans IT-pedagog och utökas regelbundet efter behov. Allt inläst material finns registrerat och till utlåning i IT-pedagogens arbetsrum i Mediateket. IT-pedagogen ansvarar för att en uppdaterad förteckning över det inlästa materialet finns tillgänglig på skolan. Ämnesläraren har alltid möjlighet att kontakta bibliotekspedagog för vidare information om det inlästa materialet.  Ämnesläraren har även en skyldighet att meddela IT-pedagogen i samband med att ett tidigare ej använt läromedel börjar användas. Beställning av inläst material görs genom att ämnesläraren e-postar information om önskat material till skolans IT-pedagog som gör beställningen.

Följande information behövs i samband med beställning; Titel på läromedlet, förlag, ISBN-nr och antal exemplar som beställts/önskas beställas. Utlåning av inläst material sker alltid genom skolans IT-pedagog och det är eleven själv som på eget ansvar lånar materialet. Eleven ansvarar för att materialet behandlas väl och återlämnas i tid. Skolan debiterar det material som inte återlämnas.

Dator
Ansökan om dator med tillhörande programvara görs av mentor till EHT på blankett för EHT-ansökan.

Daisyspelare
Ansökan om Daisyspelare görs av mentor till EHT på blankett för EHT-ansökan.

Älvan
Ansökan om stöd i Älvan ska göras av mentor hos EHT, som behandlar ärendet. Utformningen av det konkreta stödet ska ske i samråd mellan lärare i Älvan och ämnesläraren. Stödet i Älvan ska av mentorn dokumenteras i individuell utvecklingsplan alternativt åtgärdsprogram.

Stödet i Älvan utvärderas efter en period om sju veckor. Utvärderingen görs av elev, mentor/ämneslärare och lärare i Älvan.

Älvan är en viktig resurs i inkluderingen av elever till och från särskilda undervisningsgrupper. Detta kan innebära att elev som är placerad i särskild undervisningsgrupp även kan få stöd i Älvan.

Utvecklingssamtal
I samband med utvecklingssamtalet ska elev och vårdnadshavare få tydlig information om hur elevens kunskapsutveckling förhåller sig till läroplanens och kursplanernas mål. Tillsammans ska lärare, elev och vårdnadshavare diskutera hur elevens fortsatta lärande ska kunna stödjas och stimuleras.”

Mentor kallar till utvecklingssamtal minst en gång per termin. Utöver detta kan uppföljande utvecklingssamtal ske flera gånger per termin, när behov finns eller vårdnadshavare/elev så önskar. Mentorn sänder hem en lägesrapport, skriftliga omdömen, om elevens utveckling och prestationer i förhållande till målen i kursplanerna i alla ämnen, så att familjen kan förbereda sig inför mötet.   Vid utvecklingssamtalet ska mentor, tillsammans med elev och vårdnadshavare, upprätta en individuell utvecklingsplan, IUP, som består av två delar, dels de skriftliga omdömena och dels en sammanfattning över vilka insatser som behövs för att eleven ska nå målen. Vid behov ska åtgärdsprogram upprättas eller följas upp. Om eleven har stöd av assistent ska denna medverka på utvecklingssamtalet.

Förstärkt utvecklingssamtal - FU
Förstärkt utvecklingssamtal innebär att mentor kallar en eller flera personer från skolan att delta i samtalet. Förstärkningen kan bestå av kollega, verksamhetsledare, studie- och yrkesvägledare, speciallärare, skolsköterska, skolkurator, skolpsykolog med flera. Mentor kallar till mötet samt förbereder och dokumenterar.   Syftet kan vara: att skolan vill presentera förslag till stöd som eleven/familjen kan erbjudas, att ge mentor stöd, att ge vårdnadshavare möjlighet att träffa undervisande lärare i ämne där eleven har svårigheter eller att bjuda in annan myndighet, tex BUP, socialtjänsten.

Mentorn ansvarar för att den individuella utvecklingsplanen, med både omdömen och planerade insatser, omgående efter upprättandet placeras i elevens akt i arkivet. Kopia lämnas till vårdnadshavare/elev och berörd skolpersonal.

Frånvaro
Frånvarorutiner Vid elevs frånvaro används följande trappstegsreaktion. Ger åtgärd i första trappsteget positiv effekt, behöver man inte gå vidare till nästa. Det är viktigt att arbeta för att i så tidigt stadium som möjligt motverka frånvaro. Fungerar inte det kan frånvaron öka och sluta med skolvägran.

Steg 1:
Kontakt med hemmet och utifrån det vidare åtgärder. Vårdnadshavare ska alltid informeras om ogiltig frånvaro, då det är vårdnadshavaren som ska se till att eleven fullgör sin skolplikt. Mentorn är ansvarig för att så sker.

Steg 2:
Extra utvecklingssamtal, där åtgärdsprogram skrivs med målet att minska frånvaron eller (vid sjukdom) finna former för eleven att prestera i ämnet så att målen för betyg kan nås.

Steg 3:
EVK/anmälan till socialtjänsten för åtgärder utöver vad mentor kan besluta.

Steg 4:
Anmäl till nämnden att skolplikten inte uppfylls. Nämnden kan därefter besluta om vitesförläggande av vårdnadshavare.

Undervisande lärare som upptäcker att en elev har varit frånvarande från 2-3 lektioner i rad kontaktar mentor/elev och undersöker vad skälet till frånvaron är. Det är viktigt att upptäcka om elev exempelvis tycker ett ämne är för svårt, kamrater är taskiga på idrotten, det finns rädsla för att ”tvingas” läsa högt eller prata inför klassen, kamrater är elaka, känslan av att läraren är orättvis eller inte tycker om mig som elev etc.

Då elev är sjukanmäld är det önskvärt att mentor ringer eleven/vårdnadshavaren och hör hur eleven mår och hur länge man tror att hon/han blir borta. Lyssna in om det är något som har hänt i skolan som förorsakat frånvaron. (exempelvis blev knuffad igår i korridoren, stukade foten). Vid frånvaro på grund av sjukdom, som innebär att elev kommer efter och riskerar att inte nå målen i ett eller flera ämnen, kan en EVK behövas samt anpassning av målen utifrån elevens förutsättningar.

Hemmasittare
När elever har blivit hemmasittare, alltså skolvägrar, ska ett samarbete mellan mentor, skolledning, Elevhälsan, vårdnadshavare och ibland andra undervisande lärare ske. Åtgärdsprogram måste upprättas och undervisning komma till stånd. Olika individuella lösningar måste prövas. När elev varit hemma några dagar (efter konflikt t ex) och man genomför möte är förutsättningarna alltid mycket större att få eleven tillbaka än om eleven varit hemma några veckor. Tidig återgång är mycket viktigt. Även vanlig sjukfrånvaro kan leda till att elev sedan stannar hemma, för att hon/han kommit efter. Mentor behöver kolla av med sjuk elev kring hemarbete eller extra stöd i Älvan.

Konsultation
Om en mentor/lärare har behov av stöd i form av konsultation/handledning/stödjande samtal så kan detta ordnas efter EHT-anmälan av elev som mentorn/läraren har svårigheter med. Mentor/lärare kan också ta direktkontakt med elevhälsan, kurator och skolsköterska, för konsultation/stödjande samtal.

Elevvårdskonferens - EVK
Innan skolan sammankallar till en EVK ska mentor ha provat lösningar på problemet och dokumenterat dessa i IUP och åtgärdsprogram. Kallelse till alla berörda sker skriftligt av rektor. Rektor, representant från elevhälsan, mentor och annan berörd personal är ledamöter på elevvårdskonferensen. Konferensen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Mötet ska protokollföras.

EVK måste genomföras inför: placering i särskild undervisningsgrupp, ansökan om plats i kommunövergripande specialgrupp, ansökan om externt stöd från Pedagogcentrum och beslut om anpassad studiegång. Detta är beslut som rektor inte kan delegera.

Protokoll förvaras i elevens akt i arkivet och kopia sänds till vårdnadshavare/elev samt berörd skolpersonal. Rektor ansvarar för att så sker.

Utredningar
Det är lämpligt att den utredande psykologen träffar elevens lärare innan utredningen genomförs. Återkoppling ska ske till berörda lärare, mentorn ansvarar för att det förs minnesanteckningar. I samband med överlämningen är det lämpligt att utse vem som kontrollerar att rätt stöd ges. Anteckningar förvaras i elevens akt i arkivet. Utredningsdokumentation förvaras i elevens akt i arkivet, om vårdnadshavare medger detta.

Klassbyten
Vårdnadshavare ska skriftligt ansöka om byte av klass för elev. Av ansökan ska anledningen till önskat klassbyte framgå. Ärendet ska behandlas i elevhälsan och i ledningsgruppen. Detta oavsett om det eventuella bytet enbart berör enheten eller flera enheter. Det är mentorn som anmäler ärendet till verksamhetsledaren och därmed även till ledningsgruppen. Kontakt tas med mentorn som ger sitt utlåtande. Om osäkerhet finns hos mentorn kan denne konsultera laget. Om bytet beviljas informerar skolledningen administratören om detta. Den nya mentorn ska vid byte informera berörda lärare. Administratörern ansvarar för flytt av elevakt till ny klass.

Kränkning, trakasserier, diskriminering, hot och våld
All skolpersonal har ansvar för att reagera och agera på alla typer av kränkningar som sker på skolan. Information kring händelser ska lämnas till berörda elevers mentorer, som ska jobba för att kränkningarna upphör och att eleven känner sig trygg i skolan. Detta gäller både elev som blivit utsatt och elev som utsatt annan person för kränkning. Mentor informerar alltid berörd elevs vårdnadshavare. Samtal och åtgärder ska dokumenteras.   Se Ekillaskolans Likabehandlingsplan för detaljerade rutiner.

Anmälan till socialförvaltningen eller frågor kring elev där socialtjänsten gör utredning (jml 11 kap 1 och 2 §§ SoL)
Alla som arbetar med barn och unga har en enskild skyldighet att informera socialförvaltningen om det finns oro för eleven. En anmälan till socialförvaltningen kan innebära svåra avvägningar, skolkurator har kunskap kring när och hur man bör gå till väga.

Vid misstanke om drogbruk görs alltid en anmälan till socialförvaltningen samt informerar vårdnadshavaren.   Skolkurator kan även bistå mentor i hur skriftliga svar till socialtjänsten kan formuleras och hur kontakten med vårdnadshavare/elev sker i samband med detta.
Original förvaras i elevens akt i arkivet och rektor ansvarar för att så sker.